Come ho portato 1000 persone ai miei eventi
18 consigli pratici per un evento sold out
Ciao, questa è Scrolling Infinito, la newsletter che ti guida nel mondo dei contenuti, delle piattaforme e dei creator. Se questa mail ti è stata inoltrata unisciti a più di 10000 lettori e iscriviti subito.
📷 Grazie a chi venerdì sera ha battuto lo sciopero e lo shopping natalizio per venire ad ascoltare Cartoni Morti all’ultima Creator Masterclass del 2024, qui qualche foto della serata.
📺 Guarda la Creator Masterclass di Turbopaolo su come creare un video virale in 60 minuti, senza mai smettere di ridere.
📣 Da oggi puoi sponsorizzare Scrolling Infinito. Scopri come creare contenuti di valore per il tuo brand. Tutte le informazioni qui.
🎁 La newsletter si prende una pausa durante le vacanze di Natale. Ci leggiamo di nuovo martedì 7 gennaio.
18 consigli pratici per un evento sold out
Nell’era dei contenuti infiniti bisogna concentrarsi su ciò che è ancora scarso e prezioso. Gli eventi dal vivo sono uno degli antidoti migliori alla confusione dello scrolling infinito: ci obbligano ad allontanarci dallo schermo dello smartphone, uscire di casa e prendere una posizione.
Come ha scritto il giornalista del The New Yorker Kyle Chayka: “Le pubblicazioni più coinvolgenti sono quelle che sanno organizzare le feste migliori, perché dimostrano di saper coinvolgere un gruppo di persone interessanti nella vita reale, che diventano consumatori, clienti e collaboratori. I media funzionano sempre più come i brand di moda: i consumatori devono desiderare "indossarli". Se nessuno vuole venire alla tua festa, stai sbagliando qualcosa”.
Per questo ho dedicato buona parte del 2024 a organizzare una serie di incontri, le Creator Masterclass, invitando alcuni tra i migliori creator italiani a raccontare il dietro le quinte del loro lavoro, successi e fallimenti compresi.
Nel corso di 6 incontri, di cui la metà sold out, si sono prenotate per partecipare circa 1000 persone: tanti lettori di Scrolling Infinito ma anche appassionati di digitale o semplici curiosi.
Negli anni ho avuto la fortuna di lavorare dietro le quinte di altri eventi come il Wired Next Fest e il Better Days Festival. Nel caso delle Creator Masterclass però il mio coinvolgimento è stato totale e ho seguito direttamente ogni aspetto, dall’ideazione alla promozione, con l’indispensabile supporto produttivo degli amici di Nop-Nop.
Ho capito più cose organizzando in prima linea un evento per 200 persone che guardando da lontano uno da 10,000 e penso che possa essere utile raccontare ciò che ho imparato nel corso di questo anno.
Non sono un professionista della produzione di eventi e chiunque voglia aggiungere un commento, una correzione o un consiglio può farlo nello spazio commenti di questo post e lo ringrazio in anticipo.
Ecco 18 cose che ho imparato nella creazione di un evento: dall’ideazione, alla promozione, alla sua organizzazione.
Cosa troverete in questo post:
I - Ideazione
1 - Cercate di essere unici
2 - Conosci il tuo target
3 - Prima della scarsità c’è l’abbondanza
4 - Definisci il valore del tuo evento
5 - Le cose più facili sono le più difficili, e viceversa
6 - Non dare nulla per scontato
II - Promozione
7- Non essere timido
8 - Utilizza tutti i canali
9 - Una questione di fiducia
10 - La differenza tra invitati e presenti
11 - I follower non bastano
12 - Promozione in accelerazione
III - Evento
13 - Se è live ci deve essere un motivo
14 - Location vuol dire fiducia
15 - Siate puntuali
16 - Prima il live
17 - Il ciclo dei contenuti
18 - L’effetto degli eventi sulla newsletter
IV - Risorse per approfondire
I - Ideazione
1 - Cercate di essere unici
Prima di coinvolgere una produzione o possibili ospiti cercate di capire come distinguervi dagli altri. Gli strumenti principali su cui lavorare sono il tema o il formato. Se il tema che volete trattare nei vostri eventi è già molto presidiato cercate di declinarlo in maniera originale, viceversa nel caso il format che avete scelto sta iniziando a stancare cercate di applicarlo ad argomenti il più possibile inediti.
In pratica: la creator economy è un argomento che sta iniziando ad essere discusso ampiamente anche in Italia, ma soprattutto attraverso video e contenuti digitali on demand. Per questo con le Creator Masterclass abbiamo deciso di creare degli eventi dal vivo dedicati a questo specifico argomento, che nel nostro Paese sono ancora relativamente rari.
2 - Conosci il tuo target
Prima di organizzare un evento bisogna immaginare, nella maniera più esatta possibile, chi vogliamo che ne faccia parte. L’obiettivo è quello di far incontrare dal vivo una community di persone con interessi condivisi, che possano riconoscersi tra loro e creare un network.
Nel caso delle Creator Masterclass il pubblico che legge questa newsletter (più adulto ed esperto) non è necessariamente lo stesso di chi segue i creator invitati (più giovane, spesso studenti). Ci è voluto un po’ per trovare un tono di voce adatto a coinvolgere il cuore di una community già strutturata, senza escludere chi ne vuole entrare a far parte.
In pratica: Per definire in maniera più precisa chi sono davvero le persone che vengono ai nostri eventi abbiamo costruito un sondaggio da sottoporre a chiunque prenoti uno degli ingressi gratuiti per gli eventi chiedendo:
Genere
Età
Occupazione
Predisposizione di spesa
Come sono venuti a conoscenza dell’evento
In questo modo siamo riusciti a conoscere davvero il nostro pubblico, sia per fini editoriali (quali ospiti invitare, quando e dove organizzare gli eventi etc) che per comunicarlo a eventuali partner commerciali.
3 - Prima della scarsità c’è l’abbondanza
Quando si organizza un evento per la prima volta c’è la tentazione di ammantarlo di esclusività per renderlo più desiderabile e prezioso. Ingenuamente, quando abbiamo lanciato le Creator Masterclass, lo abbiamo fatto come fosse un segreto: poca promozione (solo attraverso la newsletter) e link riservati.
Mi sono subito reso conto che l’esclusività era già insita nella tematica degli incontri: la creator economy è ancora un tema per un pubblico specializzato. Oltre a questo, pur avendo una mailing list di 10k persone, avere la credibilità per coinvolgere un largo pubblico era un risultato che non si doveva dare per scontato, ma anzi da guadagnare un poco alla volta.
In pratica: dopo i primissimi eventi abbiamo cambiato strategia di comunicazione: da una per iniziati ad una più pop. Abbiamo utilizzato tutti i canali a nostra disposizione cercando di raggiungere una massa critica di audience che, in un secondo momento, avrebbe giustificato l’esclusività. Il primo sold out è arrivato al terzo evento della serie.
4 - Definisci il valore del tuo evento
Il motivo per partecipare al tuo evento deve essere spiegato chiaramente. Si ride? Si impara qualcosa? Che tipo di pubblico ci sarà? Quest’ultimo aspetto è quello fondamentale perché le persone verranno soprattutto per incontrare persone interessanti. Proprio questo aspetto di networking in carne ed ossa è ciò che rende un evento dal vivo diverso da un qualunque progetto esclusivamente digitale, e dunque prezioso.
In pratica: La serie di incontri aveva inizialmente un nome più generico che poi ho modificato in Creator Masterclass, un titolo che aiuta a capire meglio la specifica value proposition.
Qui di seguito trovate la descrizione delle Creator Masterclass che utilizzo nella comunicazione degli eventi, nella newsletter e nella pagina evento. Ho cercato di concentrare in poche righe le due ragioni fondamentali per cui qualcuno dovrebbe partecipare:
Imparare qualcosa (con la Creator Masterclass)
Incontrare persone con gli stessi interessi (nel momento networking dopo l’incontro)
5 - Le cose più facili sono le più difficili, e viceversa
È difficile sapere in anticipo quali saranno gli aspetti più complicati dell’organizzazione. Ci scontreremo con il reclutamento degli ospiti? O sarà più arduo far venire le persone? Il problema sarà la produzione dell’evento o la sua promozione?
Come per il lancio di ogni prodotto, anche nel caso degli eventi, è una questione di successive iterazioni. Definite una struttura di base più semplice possibile e mettetela in pratica validando sul campo la bontà delle vostre idee, solo così capirete cosa funziona e cosa no.
In pratica: con le Creator Masterclass l’aspetto del coinvolgimento degli ospiti, che sembrava uno dei più complessi, si è rivelato relativamente semplice, grazie al lavoro fatto fuori e dentro la newsletter negli anni precedenti. Viceversa avevo sottovalutato la difficoltà di trasformare i fan della newsletter in pubblico dal vivo o nel trovare una location adatta.
6 - Non dare nulla per scontato
Qualunque sia il tema del tuo evento, non importa quanto sia famoso l’ospite che deciderai di invitare, molte persone continueranno a non avere la minima idea di cosa tu stia dicendo, colpa del mondo sempre più frammentato in cui viviamo.
Escludere a priori una parte di pubblico sarebbe un errore, per questo vale la pena introdurre in maniera chiara il tema e gli ospiti dell’evento. Evitiamo il più possibile il tono iniziatico o misterioso, prima di chiuderci nella nostra community assicuriamoci di averne creata davvero una.
In pratica: Ogni incontro delle Creator Masterclass è introdotto da uno o più post della newsletter in cui viene introdotto l’ospite e i motivi per cui vale la pena venirlo a sentire. Soprattutto nella grafica di comunicazione c’è in bella evidenza il nome e la faccia dell’ospite principale. L’intera Creator Economy si fonda sul principio che le persone si affezionano ai singoli individui, più che ai brand o ai media, e quella della personalizzazione è una forza che vale la pena sfruttare.
II - Promozione
7 - Non essere timido
Anche se il tuo lavoro non è quello del marketer o dell’ufficio stampa, quando organizzi un evento ti devi trasformare. Spingere, spingere, spingere, e devi farlo attraverso tutti i canali a disposizione. Anche quando pensiamo di esagerare stiamo solo facendo il minimo indispensabile perché vendere un contenuto è tanto importante quanto crearlo.
Nessuno, eccetto voi, leggerà tutti i post o vedrà tutti i contenuti social che avete distribuito per promuovere l’evento. L’illusione che avrete di rompere le palle è dovuta alla prospettiva con cui seguite il processo.
In pratica: personalmente questo è stato uno degli aspetti meno intuitivi, ho un uso dei social non del tutto professionale e non sono abituato a fare direttamente questo tipo di attività commerciale. Sono state le persone attorno a me a farmi notare come non stavo comunicando a sufficienza l’esistenza delle Creator Masterclass.
Per darmi un po’ di coraggio ho comprato e letto il libro di Austin Kleon intitolato “Show Your Work”. Ora cerco di postare almeno due o tre volte a settimana il reminder dell’evento su tutto i miei social (Instagram, Linkedin e le note di Substack), attività che è in effetti tanto rilevante quanto la comunicazione all’interno della newsletter.
8 - Utilizza tutti i canali
Anche se decidete di organizzare un evento a partire dall’audience della vostra newsletter, sappiate che questa sarà solo uno strumento per amplificare l’awareness e la conversione di lettori che parteciperanno sarà relativa.
Il vostro database di email non è il punto di arrivo ma solo di partenza del vostro piano promozionale. Il media e l’evento che ne deriva sono due entità separate e vanno concepite in questa maniera per sfruttare le potenzialità di entrambi.
In pratica: inizialmente ho promosso gli incontri quasi esclusivamente attraverso Scrolling Infinito, ma non tutti gli iscritti alla newsletter abitano a Milano (dove si svolgono gli eventi) e invece ci sono molte persone potenzialmente interessate che non sono ancora iscritte.
Per promuovere un evento utilizzate tutti i canali a vostra disposizione:
I social
Il passaparola
Gli inviti personali (soprattutto in una prima fase).
Dal sondaggio ai partecipanti alle Creator Masterclass è emerso che circa 1/3 è venuto a conoscenza degli eventi via newsletter, 1/3 via social e 1/3 via passaparola o inviti diretti.
9 - Una questione di fiducia
Far uscire qualcuno di casa è diverso dal fargli leggere una newsletter o fargli schiacciare like. Il livello di fiducia che l’audience deve avere nei vostri confronti è infinitamente maggiore. Per compensare questa asimmetria dovrete costruire un rapporto più intenso col vostro pubblico, puntando sulla qualità dei contatti più che sulla quantità.
In particolare per un evento alla prima edizione, senza avere un precedente da mostrare, saremo costretti a chiedere alle persone una dimostrazione di fede che, col tempo, sarà per fortuna sempre minore.
In pratica: uno dei motivi per cui ho aumentato la frequenza di invio di Scrolling Infinito, da una volta al mese a due, è stato per poter comunicare più efficacemente le Creator Masterclass. Se volete creare un network di persone che siano vostre amiche, e amiche tra loro, dovrete essere presenti e vicini alla vostra audience.
Soprattutto dovrete costruire la cosiddetta social proof, ovvero dimostrare che c’è qualcuno che si è già fidato di voi e che quello di cui parlate esiste davvero e ha avuto anche successo.
In questo senso le foto dell’evento e i video hanno funzionato molto bene, dimostrando che, in effetti, le Creator Masterclass esistono davvero e ci potete pure trovare più di un centinaio di persone alla volta.
10 - La differenza tra invitati e presenti
Non fate l’errore di confondere il numero degli invitati con quello dei presenti: non tutte le persone che si prenotano per un invito gratuito verranno davvero.
Per un evento gratuito, che non impegna il pubblico in modo profondo, la formula è quella di circa 1 a 3. Le persone che saranno davvero presenti al vostro evento sono circa un terzo di quelle che hanno confermando la presenza via mail (RSVP). Potrebbe sembrare una percentuale severa, ma è la normalità, chi organizza eventi lo sa bene.
In pratica: decidete quante persone volete realmente al vostro evento e assicuratevi di raccogliere circa il triplo delle prenotazioni via mail. In questo calcolo tenete anche conto degli imprevisti: maltempo, contrattempi, cambi di programma, scioperi (in sei appuntamenti ne abbiamo beccati un paio).
11 - I follower non bastano
Nello scegliere gli ospiti da invitare ricordate che chi ha più follower non sarà sempre capace di richiamare più persone. Quando si parla di eventi dal vivo i numeri contano poco, quello che è fondamentale è l’engagement nei confronti del pubblico.
Esiste una differenza tra chi ha semplicemente una grande audience e chi è invece in possesso di una community in grado di organizzarsi e riconoscersi prendendo parte a eventi dal vivo.
In pratica: verificate l’engagement dei contenuti dei vostri ospiti, non tanto il numero di like o di visualizzazioni quanto quello dei commenti e delle interazioni. Cercate di capire se alle spalle di un personaggio c’è una community che lo supporta e se questa si allinea con il progetto che state costruendo.
La capacità di trovare un ospite con un seguito fedele e che rientra nel target dell’audience che siete capaci di raggiungere, potrebbe moltiplicare i risultati in termini di affluenza e visualizzazioni dei contenuti prodotti anche x4 o x5 volte.
12 - Promozione in accelerazione
Strutturate il vostro piano promozionale in modo che abbia una frequenza crescente. Per la maggior parte degli eventi l’acquisto di biglietti, o la prenotazione, avviene negli ultimi giorni prima della data stabilita.
Per gli eventi più grandi si tratta delle ultime due settimane e per quelli più piccoli dell’ultima settimana. Concentrate la vostra promozione in queste finestre temporali, cercando di comunicare un senso di urgenza.
In pratica: nell’ultima settimana prima dell’evento raddoppiate il numero di post social promozionali e strutturate una sequenza di email che possano ricordare la data a chi si è già prenotato.
Per fare questo è fondamentale chiedere la registrazione via mail e RSVP delle persone che vogliono partecipare all’evento utilizzando una piattaforma dedicata, Eventbrite è la più famosa e facile da usare (usate la versione italiana perché quella USA ha una policy diversa).
Ho imparato ad utilizzare gli strumenti di email marketing di Eventbrite creando una serie di email per le persone che hanno fatto RSVP, inviate con maggiore frequenza all’avvicinarsi della data. L’obiettivo è quello di ricordare a tutti dell’esistenza dell’evento e far rimanere le persone ingaggiate rispetto all’impegno preso.
La sequenza di email promemoria per le Creator Masterclass è costruita così:
email di conferma al momento della prenotazione del proprio ingresso
email promemoria 7 giorni prima dell’evento (countdown)
email promemoria 3 giorni prima dell’evento (focus su domande del pubblico)
email promemoria 1 giorni prima dell’evento (promemoria finale)
email ringraziamento 1 giorno dopo l’evento (raccolta feedback e condivisione foto)
III - Evento
13 - Se è live ci deve essere un motivo
Se in un video ci aspettiamo di vedere un’azione, in un evento dal vivo diamo per scontato un certo grado di interazione che dia senso al fatto di avere tante persone insieme nello stesso luogo.
Oltre a questo, come già scritto, il valore di un evento non è tanto nel contenuto proposto, che è più un pretesto, quanto nel creare un'occasione di ritrovo e riconoscimento per una community.
In pratica: col procedere delle Creator Masterclass abbiamo dato più spazio alle domande del pubblico. Per avere un maggiore controllo su queste ho utilizzato l’applicazione Slido che permette di raccogliere le domande durante la parte di talk e selezionare in anticipo le migliori (votate anche dal resto del pubblico).
Un errore che ho commesso è stato quello di concentrarmi poco sull’aspetto di networking finale dopo il talk, e che dovrebbe essere il vero cuore di eventi di questo tipo. Per facilitare questo aspetto vi consiglio di scegliere una location che abbia uno spazio bar vicino a quello in cui ospiterete l’incontro o il talk e con un mood adatto all’atmosfera che volete costruire.
14 - Location vuol dire fiducia
Se state organizzando una serie di eventi cercate di non cambiare location tra un appuntamento e l’altro. Se volete guadagnare la fiducia del pubblico conviene legarsi a una determinata location per un certo periodo di tempo.
Date per scontato che chi è già stato ad uno dei vostri eventi non leggerà le informazioni pratiche di quelli successivi. Le persone seguono le loro abitudini e non dovete costringerle a cambiarle spesso.
In pratica: dopo i primi due incontri delle Creator Materclass abbiamo cambiato location per il terzo appuntamento. Quel giorno cinque persone mi hanno scritto perché si sono accorte di essere arrivate nel posto sbagliato, perché erano abituate ad andare nella precedente location e non avevano notato la modifica.
15 - Siate puntuali
Suonerà un po’ milanese ma la gente non ha tempo da perdere. Se vi capita di andare ad eventi organizzati da altri sapete quanto può essere fastidioso dover aspettare mezz’ora più del dovuto prima di iniziare.
Prima di salire sul palco, o prima di far partire la musica, avrete la sensazione di essere al centro del mondo e che quello che state per fare è la cosa più importante, e forse per voi lo è davvero. Per gli altri però è soltanto un altro martedì sera.
In pratica: Il ritardo massimo tollerabile per far iniziare l’evento è il classico quarto d’ora accademico: cercate di rispettarlo. Anche l’attention span delle persone è limitato e per le Creator Masterclass cerco di non andare mai oltre i 60-70 minuti totali, compreso il momento di domande del pubblico.
16 - Prima il live
Se da una parte bisogna cercare di documentare gli eventi che si organizzano producendo più contenuti possibile, non bisogna dimenticare che l’aspetto fondamentale è la soddisfazione di chi è uscito di casa per stare con noi e non la fattura o il successo del video o delle foto che lo racconteranno.
In pratica: quando siamo partiti con le Creator Masterclass abbiamo fatto l’errore di concentrarci troppo sui video che avremmo prodotto dall’incontro, dando priorità a luci e telecamere, sacrificando il coinvolgimento delle persone presenti. Abbiamo corretto il tiro impostando gli incontri più come uno show dal vivo (interazione con audience e domande comprese) che un tradizionale talk o podcast.
17 - Il ciclo dei contenuti
Bisogna cercare di costruire un cerchio tra chi legge ciò che scrivete, guarda i vostri video e viene ai vostri eventi, creando un filo rosso che collega tutte le attività, e permette a chi conosce solo alcune di queste a diventare fan delle altre.
In pratica: per cercare di creare un circuito di contenuti completo sotto la descrizione di ogni video e foto prodotti c’è l’invito ad iscriversi alla newsletter. Ad ogni evento ci sono invece flyer che invitano le persone nel pubblico ad iscriversi a Scrolling Infinito (molti non lo conoscono), e rimanere informati sui prossimi eventi e sulla pubblicazione del video dell’incontro a cui hanno partecipato.
18 - L’effetto degli eventi sulla newsletter
È vero che gli eventi servono a distinguere e far crescere un brand editoriale? A vedere i risultati sembra di sì: nel corso di novembre Scrolling Infinito ha guadagnato 1000 nuovi iscritti in un mese.
Merito anche di una serie di altre iniziative:
Aumento della frequenza di pubblicazione
Post di successo: quello su Chiara Ferragni e su come scrivere newsletter
Ma soprattutto delle ricadute delle Creator Masterclass:
Pubblico degli eventi che si iscrive alla newsletter
Video su YouTube che raggiungono nuovo pubblico che si iscrive
Le community dei creator coinvolti che vengono ingaggiate
Il successo del progetto non si misura solo dal numero di partecipanti agli eventi dal vivo o dalle visualizzazioni sui social, ma nell’espansione del brand e nella sua crescita, anche in vista delle nuove Creator Masterclass 2025.
IV - Risorse per approfondire
Cercando di approfondire l’argomento prima di organizzare questi eventi ho visto centinaia di video, condivido con voi quelli che ho trovato più utili:
Qualche buon consiglio di Splash su come far venire le persone al vostro evento
Seth Godin dice cose sensate sul perché le persone dovrebbero venire al vostro evento.
Se volete provare a vendere il vostro evento questo è il video più utile che ho trovato sull’argomento.
Se ti è piaciuto questo post leggi anche
Collabora alle Creator Masterclass 2025
Le Creator Masterclass sono un’occasione unica per i brand che vogliono:
Raggiungere un pubblico qualificato: professionisti del digitale, marketer e creator.
Massima visibilità: eventi dal vivo amplificati su newsletter (+10.000 iscritti), social e YouTube.
Creare connessioni autentiche: posiziona il tuo brand al centro di una community influente e attenta ai trend digitali.
Se vuoi far parte della prossima edizione scrivimi a andrea@scrollinginfinito.it
🏆 Consiglia Scrolling Infinito e vinci dei premi
Questa newsletter potrebbe piacere a qualcuno che conosci? Invitali a iscriversi e vinci dei premi.
Fai iscrivere 1 amico: ricevi l’eBook con la mia lista dei “Top 20 tech influencer globali”, le persone da seguire per restare al passo nel mondo della tecnologia e creatività. Le fonti sono tutto, le mie sono qui dentro.
Fai iscrivere 10 amici: ricevi a casa una copia cartacea di “Scrolling Infinito, come creare contenuti per vincere la guerra dell’attenzione”. Tutto quello che so l’ho scritto in questo libro.
Invita subito un amico utilizzando questo collegamento o con il tasto qui sotto
📚 Segnalibri
Caso Chiara Ferragni: tutta la storia
Ho fatto un cameo nel nuovo video YouTube di Francesco Oggiano ripercorre la storia di Chiara Ferragni e del Pandorogate di cui avevo scritto anche io.L’anno dei creator
La guerra dell’attenzione sta arrivando al culmine e i singoli individui sono sempre più al centro della battaglia, scrive il The New YorkerDieci anni di Link Molto Belli
La newsletter di Pietro Minto, una delle prime italiane, ha festeggiato un traguardo importante.Il più prolifico critico musicale dell’internet italiana
Se frequentavate i forum musicali negli anni 2000 sapete già chi è Scaruffi. Altrimenti leggete qui.I podcaster non esistono più
La newsletter Questioni d’orecchio sulla fine dei podcast per come li conosciamo. Ne avevo scritto anche io qui.I giornalisti freelance italiani non se la passano bene
Una piccola indagine del magazine The Fix.Come funziona Sora
Open AI ha finalmente pubblicato la sua applicazione di intelligenza artificiale generativa video. La recensione di Marquees Brownlee.
Aiutami a migliorare Scrolling Infinito
Ho creato un breve sondaggio anonimo per capire come migliorare la newsletter. Se ti va rispondi a poche domande cliccando il tasto qui sotto, il tuo feedback è molto prezioso.
Una piccola critica, ma nell’ultimo tempo fai solo newsletter di come hai fatto questo o quest’altro. Ormai non si parla più dell’argomento della newsletter ma solo di quanto sei bravo a raggiungere certi numeri. Peccato era interessante una volta. Vabbè è andata così.
La regola di ⅓ è tristemente vera 🥲